Effiziente Kommunikation im Unternehmen

Nach zwei Jahren intensiver Arbeit ist mein neues Buch erschienen. Darin beschreibe ich die Optimierungsmöglichkeiten, die ein integrierter Einsatz von Micorosft Plattformen wie SharePoint, Exchange, Skype for Business, Office und Windows Server für Kommunikationsprozesse in Unternehmen bieten. Die Idee dahinter ist, den Mitarbeitern im Unternehmen über einen konsequenten und integrierten Einsatz der vorhanden Werkzeuge eine effiziente Kommunikationsumgebung zu bieten. Dabei verbinde ich Ansätze aus der Kommunikationsanalyse mit den technischen Möglichkeiten, die uns moderne Kommunikations- und Kollaborationswerkzeuge bieten.

Die Umsetzung wird anhand eines Musterunternehmens beschrieben. Dadurch sind alle Schritte gut nachvollziehbar. Insbesondere lege ich Wert darauf, mögliche Optionen darzulegen, so dass auch deutlich wird, unter welchen Anforderungen, welcher Weg und welche Einstellungen in den Anwendungen sinnvoll sind.

Gerade der integrative Ansatz nimmt die Sichtweise von der einzelnen Anwendung und öffnet die Perspektive für die Entwicklung eines einheitlichen Konzepts. Eine Einschränkung habe ich mir dabei auferlegt. Es werden weitestgehend Standardoptionen der Anwendungen genutzt. Nur an einer Stelle wird ein kostenfreies AddOn beschreiben. Ansonsten komme keine Drittanbieter-Anwendungen zum Einsatz.

Auch auf benutzerdefinierte Programmierungen wir – bis auf einige kleinere aber erforderliche HTML und Visual Basic – Anpassungen verzichtet.

Das Buch beschreibt somit durchgängig, was schon mit Hilfe der Basiseinstellungen in den Plattformen bei einer sinnvollen Kombination der Anwendungen möglich ist.

Damit ist es meiner Meinung nach ein Fundus für Ideen, die Sie auch in Ihrem Unternehmen einsezten können. Darüber hinaus erhalten Sie viele Hinweise für die Umsetzung Ihrer eigenen Anforderungen.

Auch wenn die Umsetzung natürlich anhand der aktuellen Plattformen, wie Office 2016, SharePoint Server 2016, Exchange 2016, Skype for Business Server 2015 und Windows Server 2016 beschrieben werden, sind viele der Beispiel auch in den Vorversionen umsetzbar. Soweit dabei Unterschiede zu beachten sind, habe ich versucht, diese an den entsprechenden Stellen zu benennen.

Das Buch richtet sich an Administratoren, Berater, PowerUser und alle, die sich mit der Gestaltung und Verbesserung von Kommunikationsprozessen im Unternehmen beschäftigen.

Die Informationen zum Buch finden Sie über den Hanser Verlag unter folgender URL: http://www.hanser-fachbuch.de/buch/Effiziente+Kommunikation+im+Unternehmen+Konzepte+Loesungen+mit+Microsoft+Plattformen/9783446446816

Entwurf des PMBOK-Guides 6th Edition veröffentlicht

Seit dem 26. Juni steht der Entwurf der nächsten PMBOK-Version zu Review für alle Mitglieder online. Bis zum 26. Juli kann der englische Text von PMI-Mitgliedern kommentiert werden. Die endgültige Version soll im dritten Quartal des nächsten Jahres erstmalig in zehn Sprachen gleichzeitig erscheinen.

Einige zentrale Änderungen werden im Entwurf deutlich

Was ändert sich am Prozessmodell?

  1. Drei neue Prozesse kommen hinzu: Manage Project Knowledge im Integration Management, Implement Risk Responses im Risk Management und Control Resources im Resource Management
  2. Zwei neu benannte Wissensgebiete: Project Time Management heißt jetzt Project Schedule Management und Project Human Resource Management nun allgemeiner Project Resource Management.
  3. Der Prozess Estimate Activity Resources ist jetzt unter Resource Management angesiedelt.
  4. Der Prozess Close Procurements wird nicht mehr beschreiben. Die damit verbundenen Aufgaben sind auf die Prozesse Control Procurements und Close Project or Phase aufgeteilt worden.
  5. Es gibt eine neue Klassifizierung für die Prozesse. Sie werden jetzt unterschieden nach Prozessen, die nur einmalig oder nur zu bestimmten Zeitpunkten im Projekt ausgeführt werden, Prozessen, die periodisch aufgerufen werden und Prozessen, die kontinuierlich das Projekt begleiten.

Demnach sind es jetzt wieder 49 Prozesse. Die Einteilung der Prozessgruppen und Wissensgebiete ändert sich nicht.

Vereinheitlichte Beschreibung von Ein- und Ausgabewerten der Prozesse

Die Beschreibung der Ein- und Ausgabewerte der Prozesse ist hinsichtlich des Projektmanagementplans und den Projektdokumenten vereinheitlicht worden. Dokumente und Projektmanagementplan-Bestandteile werden an den Prozessen beschrieben, in denen sie entstehen. In weiteren Beschreibungen werden nur noch der Projektmanagementplan oder die Projektdokumente dann als allgemeiner Ein- bzw. Ausgabewert genannt. Die relevanten Bestandteile werden evtl. dann in der Prozessbeschreibung erläutert. Diesen Ansatz hat das PMI schon in der aktuellen Version des PMBOK-Guides verfolgt, aber nicht konsistent eingehalten..

Einheitlicher und in der Einleitung besser definiert worden sind auch die Standardeingabewerte der Organizational Process Assets (OPAs) und der Enterprise Environmental Factors (EEFs).

Lessons Learned als eigener Prozess

Mit dem neuen Ausführungsprozess Manage Project Knowledge im Project Integration Management trägt das PMI der Relevanz einer kontinuierlichen und konsistenten Lessons Learned-Dokumentation Rechnung. Gerade für ein unternehmensweites Projektmanagement ist dieser Ansatz von zentraler Bedeutung um eine kontinuierliche Weiterentwicklung des Projektmanagement-Wissens sicher zu stellen. Dies war schon immer eine Idee hinter dem PMBOK-Guide.

Überhaupt wird die Idee der Anpassung des Prozessmodells an die Unternehmens- und Projektanforderungen deutlich stärker vom PMI betont als früher. Das “Tailoring” des Standards für die eigene Umgebung ist eine zentrale Aufgabe der Projektplanung und wird weiterhin über die zentrale Stellung des Projektmanagementplans unterstützt. Entsprechende Hinweise sind aber jetzt den Prozessbeschreibungen hinzugefügt worden. Außerdem bekommt das Tailoring einen eigenen Abschnitt in Kapitel 1.

Und wieder mal die Frage: Wie agil wird das PMBOK?

Wieder betont das PMI, dass die neue Version des PMBOK-Guides neue Ansätze des Projektmanagements stärker berücksichtigt. Zusammen mit den Ansätzen zum Tailoring des Prozessmodells, umfassen die Prozessbeschreibungen jetzt weitere Methoden aktueller Vorgehensmodelle. Wie bisher gilt aber, das PMBOK versteht sich als übergreifendes Beschreibungsmodell, unter dem verschiedene Ansätze, auch agile, beschrieben werden können.

Die einleitenden drei Kapitel sind in dieser Version komplett überarbeitet worden und enthalten weitere Verfeinerungen in der Beschreibung der Lebenszyklen. Viele Grafiken hat das PMI erneuert. Meiner Meinung nach werden damit die zentralen Unterscheidungen besser deutlich.